Optimisez la politique de primes et avantages dans votre entreprise pour fidéliser vos employés tout en respectant les réglementations fiscales et sociales.
Le conseil de Nereos
Quelles primes un employeur peut-il verser à ses salariés ?
Les primes salariales, bien qu’optionnelles en général, deviennent obligatoires lorsque prévues dans le contrat de travail, un usage d’entreprise, un accord collectif, ou un engagement unilatéral de l’employeur. Pour qu’une prime devienne obligatoire, elle doit être versée régulièrement, de manière générale à une catégorie de salariés, et son montant doit être déterminé par des modalités de calcul claires. Une prime prévue par contrat ne peut être modifiée sans l’accord du salarié, tandis que celles d’origine unilatérale peuvent être modifiées par l’employeur sous certaines conditions.
Si une prime obligatoire n’est pas versée, l’employeur peut être en faute, et le salarié peut en demander le versement sur les trois dernières années. Les primes facultatives, quant à elles, peuvent être réclamées, mais leur obtention dépend de la preuve de leur régularité
II. Types de primes
1. Primes liées à l’exécution du travail : Celles-ci comprennent, entre autres, les primes de rendement (associées à la productivité) et les primes d’assiduité (récompensant la présence régulière).
2. Primes spécifiques au type de travail : Les primes de nuit et de pénibilité relèvent de cette catégorie, visant à compenser des conditions de travail particulières.
3. Primes pour événements particuliers : Il s’agit des primes de fin d’année, de naissance, etc. La prime de fin d’année, notamment, peut être fractionnée et n’est pas toujours cumulable avec d’autres primes.
4. Primes d’ancienneté et de treizième mois : Ces primes sont courantes dans de nombreux secteurs pour récompenser la fidélité. La prime d’ancienneté est liée aux conventions collectives, et son calcul dépend de la durée de service.
III. Calcul et montant des primes
Les primes varient en fonction de critères comme l’ancienneté. Ainsi, deux salariés d’une même entreprise mais avec des années de service différentes peuvent recevoir des montants de primes d’ancienneté distincts.
IV. Primes versées à un seul salarié
L’employeur peut verser une prime à un seul salarié, mais doit se justifier sur des critères objectifs pour éviter toute discrimination, notamment si d’autres salariés exercent des fonctions similaires.
V. Cotisations sociales sur les primes
La plupart des primes, comme celles d’assiduité ou de treizième mois, sont soumises aux cotisations sociales, ainsi qu’à la CSG et la CRDS. Cependant, certaines primes comme la prime de partage de la valeur sont exonérées de cotisations.
VI. Primes pour les salariés à temps partiel
Les salariés à temps partiel ont droit aux primes au prorata de leur temps de travail, sauf pour la prime d’ancienneté qui leur est versée comme aux salariés à temps plein.
VII. Conséquences du non-versement des primes
Quels sont les principaux points de différence entre un véhicule de fonction et un véhicule de service pour les employeurs et les salariés ?
Lorsqu’une entreprise souhaite fournir un véhicule à ses salariés, elle peut choisir entre deux types de véhicules : un véhicule de service, destiné uniquement à des usages professionnels, ou un véhicule de fonction, accessible également pour des besoins personnels ou mixtes. Faire le choix le plus avantageux dépend des objectifs de l’employeur et de plusieurs éléments importants qui différencient ces véhicules. Dans ce contexte, il est utile de comprendre les distinctions principales entre un véhicule de fonction et un véhicule de service : leur objectif respectif (I), les aspects fiscaux associés (II), les frais liés pour l’employeur (III), la répartition des responsabilités en cas d’infractions (IV), ainsi que les implications lors du retrait du véhicule (V).
Quels sont les usages prévus pour un véhicule de fonction et un véhicule de service ?
Le véhicule de fonction
Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature pour le salarié. Cet avantage est alors intégré dans la rémunération et doit figurer sur son bulletin de paie. Le salarié peut utiliser ce véhicule pour ses déplacements privés en dehors des heures de travail et ne doit pas le restituer en dehors de ces horaires, que ce soit en fin de journée, pendant les week-ends ou lors de congés (Circ. DSS, n° 2003-07, 7 janvier 2003).
Le véhicule de service
Un véhicule de service est destiné exclusivement à un usage professionnel. Si le salarié est autorisé à utiliser ce véhicule pour ses trajets domicile-travail, cela doit être stipulé dans le contrat de travail ou dans un avenant. Contrairement au véhicule de fonction, le véhicule de service peut être retiré par l’employeur à tout moment, sans nécessiter d’accord préalable du salarié, car il n’est pas considéré comme un avantage salarial.
II. Distinction fiscale entre véhicule de fonction et véhicule de service
Fiscalité du véhicule de fonction
Étant un avantage en nature inclus dans la rémunération, le véhicule de fonction est soumis à l’impôt sur le revenu que l’employeur doit prendre en compte.
Fiscalité du véhicule de service
Pour un véhicule de service, l’employeur est redevable d’une taxe annuelle appelée « taxe sur les véhicules de société » (TVS) (Article 1010 du Code général des impôts), applicable même pour des véhicules de tourisme immatriculés en France et utilisés à l’étranger. Certaines exonérations de cette taxe peuvent s’appliquer, comme dans le cas des véhicules non polluants ou ceux dédiés exclusivement à la vente, la location de courte durée, ou encore l’usage agricole.
III. Les frais engagés par l’employeur
Frais associés au véhicule de fonction
L’employeur prend en charge tous les frais d’utilisation, y compris les péages et l’assurance. Si le véhicule est loué, l’assurance peut être couverte par la société propriétaire du véhicule.
Frais associés au véhicule de service
Tous les frais liés à l’utilisation professionnelle (carburant, péages, etc.) sont également pris en charge par l’employeur. De même, l’assurance doit être souscrite par l’employeur puisqu’elle est rattachée au véhicule.
IV. La responsabilité en cas d’infraction au volant
Lorsqu’un salarié commet une infraction routière avec un véhicule d’entreprise, le représentant légal de l’entreprise, détenteur de la carte grise, en assume la responsabilité et est initialement redevable de l’amende (Articles L.121-2 et L.121-3 du Code de la route). Si le salarié conteste l’infraction, l’employeur doit pouvoir démontrer qu’il conduisait effectivement le véhicule. Par ailleurs, l’employeur doit identifier le salarié auprès des autorités dans un délai de 45 jours, faute de quoi il encourt une amende supplémentaire.
V. Conséquences du retrait du véhicule
Retrait du véhicule de fonction
Le véhicule de fonction étant un élément de la rémunération, son retrait constitue une modification du contrat de travail, nécessitant l’accord du salarié. En cas de refus de restitution, le salarié peut invoquer une rupture de contrat de travail imputable à l’employeur. En cas de suspension ou de rupture du contrat, le salarié conserve l’usage du véhicule jusqu’à la fin du préavis, sauf si des modalités de restitution spécifiques sont mentionnées.
Retrait du véhicule de service
Le retrait du véhicule de service peut être décidé unilatéralement par l’employeur, sans l’accord du salarié, car il ne fait pas partie de la rémunération. Cependant, le salarié est en droit de réclamer un dédommagement pour ses frais de déplacement si le retrait lui cause des frais supplémentaires. En cas de suspension du contrat, le salarié est tenu de restituer le véhicule dès lors qu’il cesse d’occuper son poste.
